Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tämä on Ilmatieteen laitoksen julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus.

Asiakirjajulkisuus on perusoikeus, joka toteutuu julkisuuslain kautta. Asiakirjajulkisuus tarkoittaa, että jokaisella on lähtökohtaisesti oikeus saada tietoa julkisista viranomaisten asiakirjoista.

Ilmatieteen laitos ylläpitää asiakirjajulkisuuskuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä. Lisäksi kuvauksessa esitetään, miten tietopyyntö tehdään ja miten sitä käsitellään.

Ilmatieteen laitoksen tehtävät

Ilmatieteen laitos on liikenne- ja viestintäministeriön alaisuudessa toimiva valtion tutkimus- ja palvelulaitos. Ilmatieteen laitos havainnoi ja tutkii ilmakehää, lähiavaruutta ja meriä. Lisäksi se tuottaa palveluita säästä, merestä, ilmastosta, ilmanlaadusta ja lähiavaruudesta yleisen turvallisuuden, elinkeinoelämän ja kansalaisten tarpeisiin.

Tietopyynnön toimittaminen ja käsittely

Ilmatieteen laitokselle osoitetut tietopyynnöt toimitetaan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät seuraavasta kappaleesta.

Kirjaamossa tietopyyntö kirjataan asiarekisteriin, ja se toimitetaan viivytyksettä käsittelyyn oikealle taholle tietopyyntöjen käsittelyohjeen mukaisesti. Tarvittaessa kirjaamo tai valmistelijat auttavat lähettäjää yksilöimään pyydetyt tiedot niiden antamiseksi.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Jos tietopyyntöön vastaaminen edellyttää tavanomaista suurempaa työmäärää esimerkiksi sen vuoksi, että pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai salassa pidettäviä tietoja tulee peittää, tietopyyntöön vastataan kuukauden kuluessa.

Tyypillisesti valmisteluvaiheessa olevat asiakirjat eivät ole vielä julkisia asiakirjoja, joista voidaan luovuttaa tietoa.

Asiakirjat voivat pitää sisällään myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidon täytyy perustua aina lakiin. Mikäli pyydettyä tietoa ei voida antaa, tietopyynnön lähettäjällä on oikeus saada tästä kirjallinen päätös. Päätöksestä voi valittaa hallinto-oikeuteen.

Jos pyydetyn asiakirjan tai tiedon hallinnointi kuuluu jollekin toiselle viranomaiselle, Ilmatieteen laitos siirtää tietopyynnön toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain 21 §:n mukaisesti.

Tietopalvelu on pääosin maksutonta. Asiakirjojen antamisesta ja tiedon esille hakemisesta voidaan kuitenkin periä maksu julkisuuslain 34 § mukaisesti.

Kirjaamon yhteystiedot

Sähköposti: kirjaamo(at)fmi.fi (engl: registry@fmi.fi) Puhelin: 029 539 2141 Postiosoite: Ilmatieteen laitos, PL 503, 00101 Helsinki Käyntiosoite: Erik Palménin aukio 1, 00560 Helsinki (asiakirjat vastaanottaa aulapalvelu)

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostitse.

Asiarekisteri

Ilmatieteen laitos ylläpitää asiarekisteriä vireille pannuista hallinnollisista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista.

Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy asianhallintajärjestelmään (Kaari), Valtionhallinnon diaarisovellukseen sekä operatiivisiin tietojärjestelmiin.

Hakutekijöitä, joilla voi hakea tietoa asiarekisteristä, ovat asia- tai diaarinumero, tehtäväluokka, asian käsittelijä, asian tai asiakirjan otsikko, projektin nimi, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimi, sopimuskumppanin nimitieto sekä erilaiset päivämäärätiedot (mm. laatimisajankohta, vireilletulopäivä, määräaika).

Asianhallintajärjestelmän ohella organisaatiossa on käytössä Valtionhallinnon diaarisovellus. Diaarisovellusta on ylläpidetty vuodesta 1991 alkaen. Diaarisovellukseen tallennetaan ainoastaan asiakirjojen viitetiedot, ja asiakirjat säilytetään analogisessa muodossa kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa.

Tietovarannot

Tietovaranto on viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävä kokonaisuus, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Ilmatieteen tietoaineistot voidaan jakaa kolmeen kokonaisuuteen: tutkimusaineistoihin, hallinnollisiin tietoaineistoihin sekä operatiivisiin tietoaineistoihin. Tutkimusaineistot sisältävät tutkimuksessa käytettyjä ja tuotettuja aineistoja. Hallinnolliset tietoaineistot sisältävät hallinnolliset asiat, niiden käsittelyvaiheet ja niihin sisältyvät asiakirjat. Operatiiviset aineistot sisältävät Ilmatieteen laitoksen palveluissa käytetyt tietoaineistot.

Tutkimusaineistot

Ilmatieteen laitoksen tutkimusaineistoja hallinnoidaan tutkimusdatapolitiikan mukaisesti ja ne ovat listattu erillisessä b2share-järjestelmässä.

Hallinnolliset tietoaineistot

Hallinnolliset tietoaineistot sisältävät Ilmatieteen laitoksen hallinnolliset asiat, niiden käsittelyvaiheet ja niihin sisältyvät asiakirjat. Hallinnolliset asiakirjat kirjataan pääsääntöisesti asiarekisteriin (ks. yllä). Lisäksi näitä tietoja käsitellään operatiivisissa tietojärjestelmissä. Talous- ja henkilöstöhallinto hyödyntävät Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) omistamia tietojärjestelmiä.

Hallinnollisia tietoaineistoja sisältyy mm. seuraaviin tietovarantoihin: yleishallinto, henkilöstöhallinto, taloushallinto, tutkimus- ja kehittämistoiminta, tiedonhallinta ja ICT-palvelut.

Tehtäväluokitus (Kaari) Diaarikaava

Operatiiviset tietoaineistot

Alla oleva taulukko listaa Ilmatieteen laitoksen operatiivisessa käytössä olevat tietoaineistot. Lista on elävä dokumentti ja sitä päivitetään säännöllisesti.

Kenttien selitykset:

Nimi: Tietoaineiston nimi Avoin data: Onko aineisto ladattavissa Ilmatieteen laitoksen avoimen datan portaalista Lisenssi: Datan lisenssi, mikäli tiedossa / määritelty Omistaja: Onko kyseessä Ilmatieteen laitoksen, kokonaan muun omistajan tai yhteisomistuksessa oleva aineisto Henkilötietoja: Sisältääkö aineisto henkilötietoja

Ilmatieteen laitos lisää aineistoja avoimen datan rajapintaan omistamiaan aineistoja tarvehankinnan määrittelemässä järjestyksessä. Osa aineistoista sisältää osia, joita Ilmatieteen laitoksella ei ole oikeutta jaella. Osa aineistoista sisältää myös asiakkaille sopimusperusteisesti toteutettuja tuotteita, joita ei voida jakaa avoimena datana.

Ohjeet ja yhteydenottolomake avoimen datan hakemiseen löytyy Ilmatieteen laitoksen avoimen datan manuaalista.

Yhteystiedot kaikkiin muhin tietoaineistoihin liittyen: kirjaamo@fmi.fi