Hankintojen tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

1. Rekisterinpitäjä Ilmatieteen laitos PL 503, Erik Palménin aukio 1, 00101 Helsinki puh. 029 539 2141, kirjaamo@fmi.fi 2. Rekisterin yhteyshenkilö Pirkko Niemi puh. 050 583 9128, pirkko.niemi@fmi.fi 3. Tietosuojavastaava Jaana Palmunoksa puh. 029 539 2310, jaana.palmunoksa@fmi.fi

4. Rekisterin nimi Ilmatieteen laitoksen hankintoihin sisältyvien henkilötietojen rekisteri 5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Ilmatieteen laitoksen lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (yleinen tietosuoja-asetus 6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohdat). Kilpailutukset: Ilmatieteen laitos on viranomaishankintayksikkönä velvoitettu noudattamaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä, kuten julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, "hankintalaki"), vesi- ja energiahuollon, liikenteen, postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1398/2016, "erityisalojen hankintalaki") ja lakia julkisista puolustus ja turvallisuushankinnoista (1531/2011, ”PuTu-laki”). Tietyt kynnysarvot ylittävät hankinnat on mainitusta lainsäädännöstä johtuen kilpailutettava. Lainsäädännön lisäksi Ilmatieteen laitos noudattaa julkisia hankintoja koskevia valtiohallinnon ohjeistuksia ja suosituksia, kuten valtion hankintakäsikirjaa 2017, Ilmatieteen laitoksen hankintasääntöä sekä sisäisiä ohjeistuksia ja linjauksia. Valitun tarjoajan henkilöstön rikosrekisteriotteiden tarkastaminen perustuu hankintalakien lisäksi rikosrekisterilakiin (770/1993). Muut hankinnat: Edellä mainitun lisäksi Ilmatieteen laitoksella on tarve käsitellä henkilötietoja hankinnoissa, jotka eivät ylitä hankintalainsäädännössä asettuja kynnysarvoja tai joita ei lainsäädännön soveltamisalan poikkeussäännöksistä johtuen ole kilpailutettava. Ilmatieteen laitoksella on tällöin yleistä etua koskevan, laissa (laki ilmatieteen laitoksesta 212/2018) määritellyn tehtävänsä suorittamiseksi peruste käsitellä henkilötietoja hankinnassa, kun sillä on tarve olla yhteydessä tarjoajiin tai esimerkiksi tarve varmistua tarjouksen laadullisista ominaisuuksista. Muut käsittelytilanteet: Käsittely perustuu lainsäädäntöön myös hankintapäätöksiä koskevissa muutoksenhakumenettelyissä, valtion talousarvionlainsäädännön mukaisissa tarkastusmenettelyissä sekä hankinta-asiakirjoja koskevien tietopyyntöjen käsittelyssä.

6. Rekisterin tietosisältö Tarjoajien yhteys- ja johtohenkilöitä koskevat tiedot Tarjoajien yhteyshenkilöiden osalta käsitellään seuraavia henkilötietoja: - Nimi - Edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa - Yhteystiedot Tarjoajien hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenten tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävien henkilöiden osalta käsitellään seuraavia henkilötietoja: - Nimi - Edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa - Rikosrekisteriotteesta ilmenevät tiedot Tarjousten sisältämät ja muut hankintamenettelyn aikana kerättävät henkilötiedot Tarjouksessa nimettyjen asiantuntijoiden sekä mahdollisiin tarjousarviointiin liittyviin haastatteluihin tai henkilöarviointeihin osallistuvien henkilöiden osalta käsitellään seuraavia henkilötietoja: - Nimi - Edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa - Yhteystiedot - Tiedot koulutuksesta ja ammatillisista pätevyyksistä sekä kokemuksesta ja muista hankinnan kohteen kannalta merkityksellisistä ominaisuuksista Tarjouksessa ilmoitettujen referenssien yhteyshenkilöiden osalta käsitellään seuraavia henkilötietoja: - Nimi - Edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa - Yhteystiedot - Kyseessä olevan referenssin tiedot Muut tarjousten sisältämät tai hankintamenettelyn aikana kerättävät henkilötiedot, kuten projekti- tai toteutussuunnitelmien sisältämät tiedot tarjoajan henkilöstöstä, kaupparekisteriotteiden sisältämät tiedot tilintarkastajista, prokuristeista ja muista tarjoajayritykseen tai sen alihankkijaan liittyvistä henkilöistä: - Nimi - Edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa - Syntymäaika - Yhteystiedot - Tiedot koulutuksesta ja ammatillisista pätevyyksistä sekä kokemuksesta ja muista hankinnan kohteen kannalta merkityksellisistä ominaisuuksista

7. Säännönmukaiset tietolähteet Ilmatieteen laitos saa tiedot osana tarjousta, jonka antanut tarjoaja on joko rekisteröity itse, rekisteröidyn työnantaja tai pyytänyt rekisteröidyn luvan tietojen käyttämiseen tarjouksessaan esim. referenssin yhteyshenkilönä. Rikosrekisteriotteita koskevat tiedot Ilmatieteen laitos saa valitulta tarjoajalta. Ilmatieteen laitos saa tietoja myös yleisistä lähteistä, mukaan lukien Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä kaupparekisteristä sekä Suomen Asiakastieto Oy:n ja yritysluottotietorekisteristä. 8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät Rekisterin sisältämiä tietoja käsittelevät vain ne Ilmatieteen laitoksen henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa tapauskohtaisesti niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisen tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Hankintalain (1397/2016) 138 §:n mukaisesti muilla tarjouskilpailuun osallistuneilla tarjoajilla on oikeus pyytää nähtäväksi valitun palvelun tuottajan tarjousmateriaali, pois lukien siinä olevat salassa pidettävät tiedot, kuten liike- ja ammattisalaisuudet tai esimerkiksi henkilötiedot (hankintaprosessin asiakirjamateriaaliin liittyviä julkisuuskysymyksiä säätelee edellä mainittu laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta). Valtiontalouden tarkastusvirasto voi käsitellä hankinta-asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja osana valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) ja sen nojalla annettujen säädösten mukaista tarkastusta. 9. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Ei säännönmukaisia luovutuksia tai tietojen siirtoa EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. 10. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Manuaalinen aineisto suojataan ja pidetään lukittuna toimipisteessä. B. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot Ilmatieteen laitoksen järjestelmät on suojattu salasanoin ja palomuurilla. Oikeus henkilötietojen käsittelyyn on henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät ja joilla on luvan mukainen pääsy Ilmatieteen laitoksen tietojärjestelmiin.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai määrittämiskriteerit Henkilötietoja säilytetään sopimuskauden aikana tarpeen mukaisesti. Kun aineisto käy tarpeettomaksi, se jatkokäsitellään laitoksen hankintasäännön mukaisella tavalla. Hankintoihin liittyvä asiakirja-aineisto, mukaan lukien hankintasopimus, siihen mahdollisesti liittyvät turvallisuussopimus sekä salassapitositoumukset, säilytetään Ilmatieteen laitoksen hankintasäännössä määritellyn mukaisesti. Hankinta-asiakirjoja (mukaan lukien tarjoukset) säilytetään 6 vuotta varainhoitovuoden päättymisestä. Joissain tilanteissa asiakirjoja voidaan säilyttää myös pidempään: valittu tarjous liitteineen säilytetään aina vähintään hankintasopimuksen ja siihen perustuvien velvoitteiden voimassaolon ajan. Muutoksenhakuprosesseihin liittyvät hankinta-asiakirjat (mukaan lukien tarjoukset) säilytetään aina vähintään muutoksenhakuprosessin keston ja muutoksenhakuprosessin lopputuloksen edellyttämien toimenpiteiden vaatiman ajan. Rikosrekisteriotteita koskevia tietoja ei tallenneta tai säilytetä, vaan ne palautetaan tai hävitetään välittömästi otteiden tarkastuksen päätteeksi. 12. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tieto siitä, mitä henkilötietoja Ilmatieteen laitos kerää ja mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään. Rekisteröidyllä on myös oikeus omien henkilötietojensa oikaisemiseen, oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

  • Oikeus saada pääsy tietoihin

  • Oikeus tietojen oikaisemiseen

  • Vastustamisoikeus

Voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa:

  • Oikeus tietojen poistamiseen

  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää Ilmatieteen laitokselle sähköpostilla tai postitse. Yhteystiedot löytyvät kohdasta 1. Tiedot ja toimenpiteet ovat rekisteröidylle maksuttomia, paitsi jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti.

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi).