Työpaikkahakemukset - tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Laatimispäivämäärä: 22.5.2018

1. Rekisterinpitäjä Ilmatieteen laitos PL 503 (Erik Palménin aukio 1) 00101 HELSINKI puh. 029 539 2141 kirjaamo@fmi.fi

2. Rekisterin yhteyshenkilö Suvi Piiroinen puh. 029 539 4013 suvi.piiroinen@fmi.fi

3. Tietosuojavastaava Jaana Palmunoksa (1.1.2020 alkaen) puh. 029 539 2310 jaana.palmunoksa@fmi.fi

4. Rekisterin nimi Valtiolle.fi -rekrytointijärjestelmän henkilörekisteri Avoimet työpaikkahakemukset 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Ilmatieteen laitoksen rekrytointiprosessiin liittyvä hakijan hakemusten käsittely sekä hakijan ja rekrytoivan henkilö käyttöoikeuksien hallinnointi. 6. Käsittelyn oikeusperuste Hakijan henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.Rekrytoijan käyttöoikeuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön (VML 14. §). 7. Rekisterin tietosisältö Hakemuksiin liittyvät tiedot: hakijan yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelin, sukupuoli, muu mahdollinen yhteystieto), hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot. Hakijan käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot: etunimi, sukunimi, sukupuoli, syntymäaika, osoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, maakunta, kunta, puhelin, matkapuhelin, sähköposti. Rekrytoijan käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot ovat vastaavat lisättynä Kieku-henkilönumerolla. 8. Tietolähteet silloin kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä Hakijan erillisellä suostumuksella työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia muista tietolähteistä ja tallentaa Valtiolle.fi-järjestelmään. Rekrytoijan käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot kerätään henkilöstösuunnittelijan tekemän käyttöoikeuspyynnön perusteella. 9. Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisterinpitäjän suostumuksella. Hakemusasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla. 10. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. 11. Rekisterin suojaukset periaatteet A. Manuaalinen aineisto Manuaalinen aineisto käsitellään koulutetun henkilökunnan toimesta tietojen suojaustasoa vastaavassa lukituissa tiloissa. B. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja. 12. Henkilötietojen säilyttämisaika tai määrittämiskriteerit Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset poistuvat järjestelmästä kuusi kuukautta prosessin päättämisen jälkeen. Avoimet hakemukset poistuvat järjestelmästä kuuden kuukauden kuluttua viimeisen tallennuksen jälkeen. Hakijan tiedot poistetaan niiden oltua vuoden käyttämättä. Ennen poistoa hakijalle ilmoitetaan asiasta. Hakija voi myös itse pyytää tietojensa poistoa. Rekrytoijan tiedot poistetaan henkilöstösuunnittelijan tekemän poistopyynnön perusteella viimeistään silloin kun rekrytoijan virkasuhde päättyy. 13. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on itsellään pääsy hakemustietoihin Valtiolle.fi -tietojärjestelmän kautta. Muiden henkilötietojen osalta, kuin mihin rekisteröidyllä itsellään on pääsy Valtiolle.fi-tietojärjestelmän kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön osoitteeseen: kirjaamo@fmi.fi. Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Pyyntö oikaisusta tulee tehdä osoitteeseen: kirjaamo@fmi.fi. 14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.